Bàn làm việc (Desk)
Cách sắp xếp hồ sơ khoa học, hợp lý
Lưu trữ giấy tờ quan trọng trong tủ hồ sơ là công việc rất quan trọng vì mọi hoạt động công việc hằng ngày tại văn phòng công ty đều phát sinh giấy tờ, số lượng ít hay nhiều phụ thuộc chủ yếu vào loại hình công việc. Nhưng những loại giấy tờ đó cần được lưu giữ lại nhằm cần sử dụng lại khi cần thiết. Việc sắp xếp hồ sơ một cách khoa học, hợp lý sẽ giúp người dùng trường hợp bị thất lạc hay khó tìm kiếm hồ sơ khi cần sử dụng.
Để sắp xếp hồ sơ một cách khoa học, bạn nên tiến hình theo các trình tự sau:
Chọn tù hồ sơ phù hợp
Bạn không nên lưu trữ hồ sơ trong cặp hay trong những chiếc túi nhỏ. Vì như thế bạn sẽ khó có thể cất giữ được hồ sơ với số lượng lớn.
Trong trường hợp này bạn nên có sự lựa chọn:
+ Dù tủ hồ sơ có nhiều ngăn: Bạn nên lựa chọn tủ hồ sơ có nhiều ngăn phía trên và hộc tủ phía dưới. Mỗi ngăn có kích thước phù hợp với từng loại hồ sơ (thường là 28cm x 35cm).
+ Dùng tủ hồ sơ treo tường: Với một văn phòng làm việc có kích thước nhỏ việc sử dụng tủ hồ sơ treo trường là một giải pháp tiết kiệm không gian hiệu quả. Loại tủ hồ sơ này gọn nhẹ và sẽ giải quyết được vấn đề lưu trữ hồ sơ với số lượng lớn.
+ Sử dụng mẫu giấy ghi chú: Dùng mẫu giấy chung của từng loại hồ sơ, dán trên từng thành kệ riêng biệt.
Phân loại hồ sơ
Việc phân loại hồ sơ rất quan trọng, khi phân loại có hệ thống sẽ giúp cho việc tìm kiếm, kiểm tra hồ sơ một cách dễ dàng. Bạn nên phân loại hồ sơ theo cách sau:
+ Phân theo chủ đề: Trong từng một loại hồ sơ nên chia nhỏ theo từng chủ đề ví dụ như: báo cáo, kế toán, hợp đồng, quảng cáo, tiếp thị,...
+ Phân loại theo cụm: Trong cùng một loại chủ đề nên chia hồ sơ theo từng cụm như: cụm quý 1, cụm quý 2, cụm quý 3,...
+ Phân loại theo nhóm: Trong cùng một cụm hồ sơ nên chia nhỏ ra theo từng nhóm: nhóm quý 1, nhóm quý 2, nhóm quý 3, quý 4.
Sắp xếp hồ sơ
Sau khi đã tiến hành phân loại hồ sơ, bạn sẽ tiến hành sắp xếp hồ sơ một cách khoa học theo cách sau:
+ Sắp xếp theo thời gian: Dựa theo thời gian của sự việc xảy ra trong hồ sơ để sắp xếp trước. Cần ghi chú thời điểm để khi tìm kiếm được một cách dễ dàng.
+ Sắp xếp theo mẫu tự: Sắp xếp theo thứ tự chữ cái (A,B,C,...) của từng loại hồ sơ. Trong trường hợp này bạn cần thuộc lòng bảng chữ cái để biết thứ tự sắp xếp.
+ Sắp xếp theo tính chất: Sắp xếp theo tính chất của hồ sơ như tính chất bình thường, quan trọng, hồ sơ mật, hồ sơ tuyệt mật. Hay hồ sơ chưa giải quyết, hồ sơ chưa dứt điểm, hồ sơ đã giải quyết xong,...
Lập danh mục hồ sơ
Danh mục hồ sơ là bản liệt kê một cách có hệ thống hồ của đơn vị. Nhờ vào danh sách này bạn có thể sắp xếp, quản lý và tìm kiếm tra cứu hồ sơ một cách dễ dàng.
+ Tạo một danh mục cụ thể và chính xác: Sau khi đã chọn cách sắp xếp, bạn nên tạo lập một danh mục hồ sơ chi tiết. Bạn nên đưa chúng vào máy vi tính, tạo cây thư mục, trong đó với thư mục cấp 1 là danh mục hồ sơ, thư mục cấp 2 là chủ đề hồ sơ,... Như thế lúc cần tra cứu, bạn có thể xem nhanh nhờ cây thư mục trên máy tính.
+ Danh mục hồ sơ cần được cập nhật thường xuyên: Sau khi đã thực hiện xong danh mục hồ sơ trên máy tính, bạn nên lưu lại cây thư mục cũ trước khi cập nhật. Như thế lúc cần xem xét lại, bạn sẽ biết được từng thời điểm bổ sung hồ sơ.
Lưu trữ hồ sơ
Hồ sơ cần được lưu trữ tại một vị trí nhất định như thế sẽ nhanh chóng khi tìm kiếm lại. Cần làm một bản liệt kê một cách có hệ thống hồ sơ của đơn vị. Nhờ vào dạnh mục này mà bạn có thể lưu trữ sắp xếp và tra cứu hồ sơ một cách nhanh chóng.
+ Dùng bút đánh số ở góc phải của các hồ sơ lưu trữ
+ Bên ngoài tập lưu trữ có nhãn in hồ sơ từ số... đến số... để dễ tìm kiếm
+ Nên dùng máy quét để quét hồ sơ vào máy tính ở dạng tập tin *.jpg, đánh số để lưu trữ hồ sơ.
+ Vào bảng tính Excel để lập và lưu trữ hồ sơ, có chú thích bên cạnh, dùng chúc năng siêu liên kiết để liên lết các tập tin lại với nhau. Như vậy khi cần xem lại hồ sơ bạn chỉ cấn nhấp vào số lưu trữ hồ sơ có đặt chức năng siêu liên kết đó.
+ Lưu trữ hồ sơ vào đĩa CD-ROM. Nếu máy vi tính trong văn phòng có được một ổ CD-Read and Write thì rất tốt.
Để sắp xếp hồ sơ một cách khoa học, bạn nên tiến hình theo các trình tự sau:
Chọn tù hồ sơ phù hợp
Bạn không nên lưu trữ hồ sơ trong cặp hay trong những chiếc túi nhỏ. Vì như thế bạn sẽ khó có thể cất giữ được hồ sơ với số lượng lớn.
Trong trường hợp này bạn nên có sự lựa chọn:
+ Dù tủ hồ sơ có nhiều ngăn: Bạn nên lựa chọn tủ hồ sơ có nhiều ngăn phía trên và hộc tủ phía dưới. Mỗi ngăn có kích thước phù hợp với từng loại hồ sơ (thường là 28cm x 35cm).
+ Dùng tủ hồ sơ treo tường: Với một văn phòng làm việc có kích thước nhỏ việc sử dụng tủ hồ sơ treo trường là một giải pháp tiết kiệm không gian hiệu quả. Loại tủ hồ sơ này gọn nhẹ và sẽ giải quyết được vấn đề lưu trữ hồ sơ với số lượng lớn.
+ Sử dụng mẫu giấy ghi chú: Dùng mẫu giấy chung của từng loại hồ sơ, dán trên từng thành kệ riêng biệt.
Phân loại hồ sơ
+ Phân theo chủ đề: Trong từng một loại hồ sơ nên chia nhỏ theo từng chủ đề ví dụ như: báo cáo, kế toán, hợp đồng, quảng cáo, tiếp thị,...
+ Phân loại theo cụm: Trong cùng một loại chủ đề nên chia hồ sơ theo từng cụm như: cụm quý 1, cụm quý 2, cụm quý 3,...
+ Phân loại theo nhóm: Trong cùng một cụm hồ sơ nên chia nhỏ ra theo từng nhóm: nhóm quý 1, nhóm quý 2, nhóm quý 3, quý 4.
Sắp xếp hồ sơ
Sau khi đã tiến hành phân loại hồ sơ, bạn sẽ tiến hành sắp xếp hồ sơ một cách khoa học theo cách sau:
+ Sắp xếp theo thời gian: Dựa theo thời gian của sự việc xảy ra trong hồ sơ để sắp xếp trước. Cần ghi chú thời điểm để khi tìm kiếm được một cách dễ dàng.
+ Sắp xếp theo mẫu tự: Sắp xếp theo thứ tự chữ cái (A,B,C,...) của từng loại hồ sơ. Trong trường hợp này bạn cần thuộc lòng bảng chữ cái để biết thứ tự sắp xếp.
+ Sắp xếp theo tính chất: Sắp xếp theo tính chất của hồ sơ như tính chất bình thường, quan trọng, hồ sơ mật, hồ sơ tuyệt mật. Hay hồ sơ chưa giải quyết, hồ sơ chưa dứt điểm, hồ sơ đã giải quyết xong,...
Lập danh mục hồ sơ
Danh mục hồ sơ là bản liệt kê một cách có hệ thống hồ của đơn vị. Nhờ vào danh sách này bạn có thể sắp xếp, quản lý và tìm kiếm tra cứu hồ sơ một cách dễ dàng.
+ Tạo một danh mục cụ thể và chính xác: Sau khi đã chọn cách sắp xếp, bạn nên tạo lập một danh mục hồ sơ chi tiết. Bạn nên đưa chúng vào máy vi tính, tạo cây thư mục, trong đó với thư mục cấp 1 là danh mục hồ sơ, thư mục cấp 2 là chủ đề hồ sơ,... Như thế lúc cần tra cứu, bạn có thể xem nhanh nhờ cây thư mục trên máy tính.
+ Danh mục hồ sơ cần được cập nhật thường xuyên: Sau khi đã thực hiện xong danh mục hồ sơ trên máy tính, bạn nên lưu lại cây thư mục cũ trước khi cập nhật. Như thế lúc cần xem xét lại, bạn sẽ biết được từng thời điểm bổ sung hồ sơ.
Lưu trữ hồ sơ
+ Dùng bút đánh số ở góc phải của các hồ sơ lưu trữ
+ Bên ngoài tập lưu trữ có nhãn in hồ sơ từ số... đến số... để dễ tìm kiếm
+ Nên dùng máy quét để quét hồ sơ vào máy tính ở dạng tập tin *.jpg, đánh số để lưu trữ hồ sơ.
+ Vào bảng tính Excel để lập và lưu trữ hồ sơ, có chú thích bên cạnh, dùng chúc năng siêu liên kiết để liên lết các tập tin lại với nhau. Như vậy khi cần xem lại hồ sơ bạn chỉ cấn nhấp vào số lưu trữ hồ sơ có đặt chức năng siêu liên kết đó.
+ Lưu trữ hồ sơ vào đĩa CD-ROM. Nếu máy vi tính trong văn phòng có được một ổ CD-Read and Write thì rất tốt.
Trang chủ
