Bàn làm việc (Desk)
Cách quản lý và sắp xếp văn phòng phẩm tại văn phòng làm việc
Văn phòng phẩm là những thứ không thể thiếu trong văn phòng làm việc. Có rất nhiều loại văn phòng phẩm khác nhau do đó đòi hỏi bất kỳ ai làm việc trong văn phòng đều cần biết cách quản lý và sắp xếp văn phòng phẩm. Nhiều người cho rằng đây là việc làm không cần bận tâm đến tuy nhiên nó sẽ giúp ích rất nhiều trong quá trình làm việc và thể hiện sự chuyên nghiệp khi làm việc của bạn trong công ty.
4 vấn đề cần lưu ý để quản lý văn phòng phẩm một cách hiệu quả:
1. Lên danh sách các thiết bị văn phòng phẩm cần mua
Trước khi mua văn phòng phẩm cho công ty của mình, đầu tiên cần phải liệt kê danh sách những văn phòng phẩm cần mua cho từng phòng ban để biết chính xác số lượng và chủng loại văn phòng phẩm cần mua. Tránh những sai xót gây ra lãng phí và sẽ biết được chi phí chính xác mua văn phòng phẩm.
2. Quản lý và theo dõi chi tiết hàng trong kho
Cần biết chính xác số lượng văn phòng phẩm trong kho. Văn phòng phẩm nào đã sử dụng và biệt được loại văn phòng phẩm nào sắp hết để kịp thời mua sắm, giúp công việc không bị gián đoạn.
3. Đưa ra định mức sử dụng và theo dõi kiểm tra
Mỗi mặt hàng văn phòng phẩm luôn có định mức sử dụng cho từng bộ phận, phòng ban và được phân phát với số lượng hợp lý dựa theo định mức đó. Theo từng quý cần được kiểm tra số lượng sử dụng so với định mức để có dễ dàng điều tiết số lượng và chất lượng văn phòng phẩm hợp lý.
4. Chọn văn phòng phẩm chất lượng
Mỗi loại văn phòng phẩm đều đi kèm theo mức giá và chất lượng khác nhau. Với những văn phòng phẩm kém chất lượng sẽ cho hiệu quả sử dụng không cao và mau chóng hỏng trong thời gian ngắn, thậm chí có thể ảnh hưởng đến sức khỏe người dùng.
Chi phí cho việc mua đi mua lại các văn phòng phẩm giá rẻ chất lượng kém còn hao phí hơn so với việc mua hẳn một sản phẩm văn phòng phẩm chất lượng cao, nhất là khi mua với một số lượng lớn.
Quản lý đồ dùng văn phòng phẩm là việc khá quan trọng của đội ngủ nhân viên hành chính trong mỗi công ty. Tuy nhiên, mỗi nhân viên văn phòng cần nên biết cách sắp xếp và sử dụng hợp lý tránh lãng phí và mang lại hiệu quả tối đa khi sử dụng.
7 cách để nhân viên quản lý và sắp xếp hồ sơ, văn phòng phẩm một cách khoa học nhất:
- Dọn sạch sẽ bàn văn phòng, thường xuyên lau sạch bụi bẩn trên bàn. Trên bàn chỉ để những vật dụng cần thiết như máy tính, điện thoại, bút bi, giấy note...
- Ngăn bàn luôn được sắp xếp gọn gàng ngăn nắp, không cho quá nhiều vật dụng, chỉ để những văn phòng phẩm phục vụ cho nhu cầu làm việc.
- Cần tạo một ngăn làm việc riêng cho mỗi người trong trường hợp có người dùng chùng một góc để văn phòng phẩm.
- Sắp xếp thư từ vào các tập hồ sơ, tập thư riêng để tiện sử dụng và tìm kiếm khi cần. Sử dụng nhiều loại khay kệ đựng file, giấy từ và văn phòng phẩm. Các dụng cụ như bút viết, thước kéo... cần được để ngăn ngăn nắp trong các ống đựng sau khi sử dụng.
- Hệ thống sắp xếp hồ sơ cần được đơn giản hóa, dễ sử dụng và dễ quản lý.
- Phân loại hồ sơ bằng màu sắc để tìm kiếm nhanh hơn khi cần thiết. Luôn phân loại các loại thẻ và tem trên bàn làm việc.
- Sắp xếp các loại giấy tờ một cách gọn gàng vào cuối ngày làm việc. Đặc biệt là cuối tuần.
Xem thêm:
Thiết bị văn phòng gồm những gì?
Ghế văn phòng loại nào tốt và giá rẻ nên mua nhất hiện nay?
4 vấn đề cần lưu ý để quản lý văn phòng phẩm một cách hiệu quả:
1. Lên danh sách các thiết bị văn phòng phẩm cần mua
Trước khi mua văn phòng phẩm cho công ty của mình, đầu tiên cần phải liệt kê danh sách những văn phòng phẩm cần mua cho từng phòng ban để biết chính xác số lượng và chủng loại văn phòng phẩm cần mua. Tránh những sai xót gây ra lãng phí và sẽ biết được chi phí chính xác mua văn phòng phẩm.
2. Quản lý và theo dõi chi tiết hàng trong kho
Cần biết chính xác số lượng văn phòng phẩm trong kho. Văn phòng phẩm nào đã sử dụng và biệt được loại văn phòng phẩm nào sắp hết để kịp thời mua sắm, giúp công việc không bị gián đoạn.
3. Đưa ra định mức sử dụng và theo dõi kiểm tra
Mỗi mặt hàng văn phòng phẩm luôn có định mức sử dụng cho từng bộ phận, phòng ban và được phân phát với số lượng hợp lý dựa theo định mức đó. Theo từng quý cần được kiểm tra số lượng sử dụng so với định mức để có dễ dàng điều tiết số lượng và chất lượng văn phòng phẩm hợp lý.
4. Chọn văn phòng phẩm chất lượng
Mỗi loại văn phòng phẩm đều đi kèm theo mức giá và chất lượng khác nhau. Với những văn phòng phẩm kém chất lượng sẽ cho hiệu quả sử dụng không cao và mau chóng hỏng trong thời gian ngắn, thậm chí có thể ảnh hưởng đến sức khỏe người dùng.
Chi phí cho việc mua đi mua lại các văn phòng phẩm giá rẻ chất lượng kém còn hao phí hơn so với việc mua hẳn một sản phẩm văn phòng phẩm chất lượng cao, nhất là khi mua với một số lượng lớn.
Quản lý đồ dùng văn phòng phẩm là việc khá quan trọng của đội ngủ nhân viên hành chính trong mỗi công ty. Tuy nhiên, mỗi nhân viên văn phòng cần nên biết cách sắp xếp và sử dụng hợp lý tránh lãng phí và mang lại hiệu quả tối đa khi sử dụng.
7 cách để nhân viên quản lý và sắp xếp hồ sơ, văn phòng phẩm một cách khoa học nhất:
- Dọn sạch sẽ bàn văn phòng, thường xuyên lau sạch bụi bẩn trên bàn. Trên bàn chỉ để những vật dụng cần thiết như máy tính, điện thoại, bút bi, giấy note...
- Ngăn bàn luôn được sắp xếp gọn gàng ngăn nắp, không cho quá nhiều vật dụng, chỉ để những văn phòng phẩm phục vụ cho nhu cầu làm việc.
- Cần tạo một ngăn làm việc riêng cho mỗi người trong trường hợp có người dùng chùng một góc để văn phòng phẩm.
- Sắp xếp thư từ vào các tập hồ sơ, tập thư riêng để tiện sử dụng và tìm kiếm khi cần. Sử dụng nhiều loại khay kệ đựng file, giấy từ và văn phòng phẩm. Các dụng cụ như bút viết, thước kéo... cần được để ngăn ngăn nắp trong các ống đựng sau khi sử dụng.
- Hệ thống sắp xếp hồ sơ cần được đơn giản hóa, dễ sử dụng và dễ quản lý.
- Phân loại hồ sơ bằng màu sắc để tìm kiếm nhanh hơn khi cần thiết. Luôn phân loại các loại thẻ và tem trên bàn làm việc.
- Sắp xếp các loại giấy tờ một cách gọn gàng vào cuối ngày làm việc. Đặc biệt là cuối tuần.
Xem thêm:
Thiết bị văn phòng gồm những gì?
Ghế văn phòng loại nào tốt và giá rẻ nên mua nhất hiện nay?
Trang chủ
