Một cuộc họp hay hội nghị đều rất quan trọng đối với bất kỳ công ty hay tổ chức nào. Tại cuộc họp sẽ đưa ra những chính sách hay quyết định quan trọng liên quan đến sự phát triển của cả công ty ảnh hưởng đến nhiều người. Thành phần tham dự trong cuộc họp hay hội nghị gồm nhiều thành phần khác nhau. Tùy theo quy mô, tầm quan trọng hay số lượng người tham dự sẽ có các kiểu bố trí phòng họp – hội nghị khác nhau mang đến hiệu quả tốt nhất.

>> Xu hướng màu sắc nội thất 2018 là gì?

>> Kích thước bàn làm việc phù hợp với từng đối tượng sử dụng

Kiểu sắp xếp nhà hát
 

 

Đây là kiểu sắp xếp phòng họp khá thông dụng hiện nay, chỗ ngồi thường đối diện với sân khấu, đối điện với bàn hội nghị hay các diễn giả và đặc biệt không kèm theo bàn. Kiểu sắp xếp nhà hát phù hợp cho những sự kiện mà người tham dự là khán giả, không phù hợp với những sự kiện ăn uống hay ghi chép.

Đây là cách sắp xếp rất linh hoạt cho mọi phòng họp. Các hàng ghế có thể được xếp theo hình tròn, bán nguyệt, thẳng hay sắp xếp về tiêu điểm.
Có thể xếp so le các hàng ghế để người ngồi sau không bị che khuất tầm nhìn bởi người phía trước.
Nếu có không gian rộng có thể chừa lối đi khoảng 1m ở giữa 2 khu vực sắp xếp để người tham dự có thể di chuyển trong trường hợp cần thiết. Khoảng 2 – 3 lối đi là lý tưởng nhất.

Phù hợp cho những sự kiện có số lượng người tham dự lớn mà không cần ghi chép.

Cần phải có sự thay đổi độ cao để người phía sau có thể nhìn thấy sân khấu mà không bị chắn tầm nhìn khi số lượng người quá lớn.
Không có nơi ghi chép
Tính tương tác kém

Sắp xếp theo kiểu chữ U

Đây là kiểu sắp xếp bố trí văn phòng rất thích hợp với phòng họp tại văn phòng công sở: họp hội đồng quản trị, họp nhóm thảo luận, họp giữa các phòng ban với nhau.... nơi có một người đúng đầu nói và các thành viên khác tham dự.

Khoảng cách tối thiểu là 5cm giữa mỗi bàn của người tham dự.
Chừa khoảng trống bên trong của chữ “U” và người tham dự chỉ ngồi ở bên ngoài.
Tránh sắp xếp kiểu chữ U cho những hội nghị lớn hơn 25 người, vì khi đó các phần của chữ “U”  trở nên quá dài và không thể thúc đẩy sự tham gia của những thành viên tham gia cuộc họp.

Không gian làm việc trong cuộc họp tốt
Tương tác tốt giữa các thành viên tham gia
Thích hợp khi nghe nhìn hoặc thuyết trình diễn giả.

Không thích hợp cho những cuộc họp có số lượng thành viên tham gia lớn hơn 25 người.

Phòng họp kết cấu kiểu hội nghị
 

 

Cần thiết phải sử dụng ít nhất một chiếc bàn họp lớn, mặt hình chữ nhật, hoặc hình bầu dục, oval... với ghế được sắp xếp xung quanh bàn.

Kiểu bố trí này phù hợp với văn phòng công ty trong các cuộc họp có quy mô vừa phải, giữa các bộ phân, phòng bàn, họp hội đồng quản trị... dành cho những cuộc họp dưới 15 người tham gia. Khi sắp xếp lớn hơn sẽ rất khó để người tham dự nhìn thấy người khác đối diện khi họ ở 2 đầu bàn.

Không gian làm việc tốt
Bầu không khí làm việc thân thiện
Tương tác cao giữa những người tham gia

Không phù hợp cho những bài thuyết trình nghe nhìn
Không lý tưởng cho những cuộc họp diễn giả
Không lý tưởng cho cuộc họp lớn

Kiểu sắp xếp rỗng ở giữa
 

 

Kiểu sắp xếp này thường dành cho các hội nghị bàn vuông trong một bát giác vuông hoặc bàn rỗng giữa hình chữ nhật. Ở giữa để trống, xung quanh sắp xếp ghế.  Số lượng thành viên tham gia từ 12 – 30 người. Tại đó có sự tương tác giữa các người tham dự là quan trọng và các cuộc họp khi không có một nhà lãnh đạo hay diễn giả được chỉ định hoặc trình bày.

Sắp xếp kiểu này rất hữu ích khi cung cấp không gian làm việc cho mỗi người tham dự giao tiếp tốt hơn.

Kiểu bàn tròn

Ngồi bàn tròn chỉ phù hợp cho số lượng từ 6 – 10 người trong các buổi sự kiện có ăn uống hoặc buổi họp không phân định về giới hạn chức vụ giữa những người tham gia.
Trong một số trường hợp có sự kiện người ta săp xếp nữa bàn tròn, sắp xếp ghế một nửa bàn để tham dự có thể hướng mặt về phía sân khấu hoặc diễn giả.