Email là một phần không thể thiếu trong đời sống hiện nay nhất là với công việc. Có khá nhiều dịch vụ email trong đó Gmail và Yahoo mail có số lượng người dùng rất lớn.

Thông thường người sử dụng email thường có thói quen bỏ qua những thông tin không liên quan và tìm kiếm những mail của những người quan trọng. Hay bạn thường bắt gặp những mail mà nó mang đến cho bạn những vấn đề không thể hay khó khăn trong cách giải quyết. Trong nhiều trường hợp những vấn đề trên sẽ dẫn đến việc tràn email hay nói cách khác hộp thư mail của bạn sẽ có đến hàng nghìn mail mà bạn chưa đọc đến chúng. Điều đó có thể gây ra căng thẳng trong công việc, hay khó khăn trong việc tìm kiếm lại mail.

Dưới đây là một số cách hiệu quả giúp quản lý email hiệu quả mà Nội thất 247 đã tổng hợp được:

Giới hạn thời gian

Hầu hết mọi người điều có thói quen kiểm tra mail và buổi sáng đầu giờ làm việc và vào cuối ngày.  Tuy nhiên việc mất quá nhiều thời gian kiểm tra mail vào buổi sáng khiến năng suất làm việc giảm đi. Nhiều nghiên cứu khoa học chỉ ra rằng thời gian làm việc tốt nhất là vào buổi sáng trước giờ ăn trưa. Tốt nhất bạn chỉ nên dành ra 15 phút cho việc kiểm tra mail của mình và hãy kiểm tra những mail đến từ những địa chỉ quan trọng.
 

Quy tắc 30 giây

Nếu một email nào mất khoảng thời gian ít hơn 30 giây để giải quyết vấn đề bạn hãy giải quyết nó ngay lập tức. Điều này giúp bạn hạn chế tình trạng phải giải quyết quá nhiều công hay phải trả lời quá nhiều mail cùng một lúc khiến mọi thứ lộn xộn và cảm thấy quá tải trong công việc.

Thực hiện cuộc gọi

Trả lời qua email không hẳn là cách giải quyết tốt nhất cho mọi vấn đề. Đôi khi bạn chỉ cần gọi một cuộc điện thoại là đã giải quyết được vấn đề với thời gian ngắn và hiệu quả mang lại cao hơn.

Bạn có thể thực hiện một cuộc gọi để trao đổi về các vấn đề chính sau đó bạn hãy soạn một email để tóm tắt sơ lược những vấn đề bạn đã giải quyết.

Tổ chức email của bạn
 

Hãy tổ chức email của một cách khoa học bằng nhãn và thư mục điều này sẽ giúp bạn kiểm soát tốt hơn khối lượng mail và khối lượng công việc. Một giải pháp tốt nhất là sử dụng hộp thư đến của bạn như là một danh cách công việc cần làm. Khi một công việc nào được xử lý bạn hãy di chuyển nó khỏi thư mục chính. Điều này giúp đảm bảo rằng bạn sẽ nắm được danh sách công việc và giải quyết chúng  mà không bỏ xót.

Dọn dẹp

Nếu hộp thư đến của bạn lộn xộn với nhiều mail đã đăng ký nhận tin từ trước đó nhưng hiện tại bạn không có nhu cầu thì hãy hủy đăng ký chúng như thế bạn sẽ giảm được một số lượng lớn mail phải nhận hằng ngày.

Nếu bạn cảm thấy công việc hủy đăng ký đó mất thời gian và bạn không thể thống kê được hết số lượng địa chỉ nhận tin hãy sử dụng ứng như Unroll.me nó sẽ giúp bạn liệt kế tất cả các danh sách địa chỉ mà bạn đã đăng ký nhận tin trước đó và hủy đăng ký.